2 raisons pour lesquelles vous devriez faire attention à vos métadonnées

Les métadonnées peuvent se définir simplement comme étant des données sur les données. Il s’agit en d’autres termes d’informations supplémentaires que nous pourrions apporter, afin de se saisir rapidement du contenu d’un fichier ou d’en  faciliter des recherches futures. Seulement, le commun des utilisateurs de l’outil numérique n’y fait pas toujours attention.

Qu’entend t-on par métadonnées?

Avant l’avènement des ordinateurs, les métadonnées étaient conservées séparément des fichiers auxquels ils faisaient référence. On pouvait ainsi les retrouver dans des tiroirs ou sur la couvercle d’un carton. Les fichiers numériques eux, sont conçus pour les embarquer en un seul bloc. Elles sont directement imbriquées dans le fichier lui même suivant un ou plusieurs standards.

Les standards de métadonnées les plus utilisés

Parmi les formats les plus utilisés pour conserver les métadonnées nous avons:

• EXchangeable Image File (EXIF): il est utilisé par de nombreux constructeurs d’appareils photos. Les métadonnées (date, heure, coordonnées GPS, …) sont enregistrées automatiquement dès qu’une photo est prise;
• International Presse and Telecommunications Council (IPTC) : issu d’une organisation créée en 1965 avec pour but de promouvoir et de faciliter les échanges d’informations à destination de la presse;
• EXtendable Metadata Platform (XMP) : initialement développé par Adobe Systems Inc, il fait désormais l’objet d’un standard ISO.

Ces formats offrent des champs qui sont automatiquement remplis et non modifiables. Il s’agit par exemple de la date de création d’un fichier, pour ce qui des fichiers de la suite MS Office. Toujours pour cette même suite, et en particulier les fichiers Word, il y a des champs que vous pouvez compléter vous même. L’un d’entre eux est: l’auteur. Lequel est de plus en plus ignoré, alors même que ses œuvres sont adulées.

Raison 1 : le droit d’auteur

Avec l’arrivée des réseaux sociaux, le partage de tout n’importe comment semble être une norme. Mais il peut également arriver que vous vouliez que l’on sache que c’est bien vous l’auteur d’un de ces documents. Le faire savoir clairement à votre patron par exemple c’est bien. Le marquer en dur c’est mieux. Avec tous les documents que vous posséder, un bon renseignement des métadonnées facilitera la recherche. Trouver les documents de M. X se révélera donc être un jeu d’enfants. Et puisqu’il est possible d’ajouter des champs personnalisés dans vos documents, libre à vous votre productivité ne sera qu’optimisée.

Par ailleurs, si vous êtes un professionnel et même un amateur de la photo, grâce aux métadonnées vous pouvez aller plus en profondeur, ce dans un soucis de reconnaissance. Et aussi parce que toute plateforme sérieuse pour photographe, va vous le demander. Mais attention, restez au contrôle. Mettez en place une stratégie de publication afin que l’on ne sache que ce qui doit être su.

Raison 2: la confidentialité et la protection de la vie privée

Les coordonnées GPS nous interpellent particulièrement. Elle donnent la position avec une exactitude relative de l’appareil photo, et donc de celui qui est filmé. Votre voyage est confidentiel? Et bien grâce à votre dernière photo, non seulement on sait que vous êtes en voyage et ce dans quelle ville. Si cette information peut être utile à vos concurrents qui scrutent vos moindres faits et gestes et bien ce n’est pas gagné. Dans le même ordre d’idées, vous avez une maison n’est-ce-pas? Mais où se trouve-t-elle? Dans ce fichier gracieusement offert bien-sûr. Un merci de la part de quelqu’un dont nous ignorons les intentions!

En fin de compte, vous devriez faire attention à vos métadonnées au minimum pour des raisons de confidentialité et de droit d’auteur. Pour les particuliers, vous devriez désactiver les fonctionnalités de vos smartphones qui pourraient donner des renseignements que vous ne souhaitez pas diffuser. Les entreprises, elles devraient publier sur les réseaux sociaux suivant une politique d’usage des réseaux sociaux, non seulement à l’endroit des managers, Mais aussi à l’attention de tous les autres collaborateurs. Dans tous les cas, il importe d’appliquer un traitement sur ces métadonnées à l’aide de logiciels spécifiques ou en usant directement de certaines fonctionnalités offertes par le système d’exploitation.